Kostnader bokføres når de påløper, og de belastes i resultatregnskapet på samme tid som transaksjonen skjer. Men ofte det skjer at man ikke bokfører kostnadene når de påløper, og da må vi periodisere de i resultat regnskapet slik regnskapstallet vil vise på riktig informasjon.
Periodisering handler om å bokføres i regnskapet på kostnader og inntekter i den tiden som de tilhører. Eksempel hvis transaksjonen skjede i desember, men man ikke bokført hendelsen fremm til april neste år. Da er det nødvendige periodisering av kostnadene i desember, fordi transaksjonen ble realisert i desember.
Periodisering er nødvendig når det er forskjellige tidspunkter på transaksjonstidspunkt og bokføringstiden.
Hvorfor må vi periodisere kostnader?
Regnskapsloven krever at kostnader og inntekter bokføres når de er realisert, og er ikke avhengige av fakturering. Det betyr eksempel at kostnader skal resultatføres når de er påløpt. Men som sagt på praksis det skjer at leveringstidspunkt som realiseres kostnader og når man får faktura fra leverandører kan variere, derfor vi trenger å periodisere kostnadene.
Men periodisering skal reverseres senere tidspunkt når man har fått faktura fra leverandøren. Periodisering reverseres for å unngå dobbel føring av kostnader eller inntekter. Men det bør ikke reverseres før man har fått faktura, selv om dette er avhengige av bedriftens interne rutiner.
| Varekjøpstidspunkt | Periodiseringstidspunkt | Reverseringstidspunkt |
| 1. november (bedriften har fått varer fra leverandøren og kostnaden ble realisert på denne dato). | 31. desember (Kostnaden kan bokføres både i november og desember siden de tilhører samme år). Og praksis gjøres slik vises her. | 1. april (tidspunkt hvor leverandøren har sendt faktura som knytte til periodisert varekjøpet). Da bokføres faktura og reverseres periodisert sum |
Årsregnskapet skal være rettvisende bilde
Siden regnskapsloven krever at inneholde av årsregnskapet skal være rettvisende bilde, må årsregnskapet utarbeides etter god regnskapsskikk.
Og periodisering av kostnader vil da være en del forberedelsen av årsregnskapet. Og grunnen er at når man lager resultatregnskapet i nåværende år, må man inkludere både kostnader og inntekter som ble realisert i hele året.
Og hvis en del av kostnadene som tilhører i nåværende år som ble ikke bokført i resultatregnskapet, må man periodisere disse kostnadene i regnskapet.
Dette er for å vise riktige regnskapstall og informasjon som kan stoles på og som kan være beslutningsgrunnlag.
Hvis man velger å ikke periodisere kostnader som er påløpt, men ikke bokført enda i regnskapet, vil dette føre feil regnskapsinformasjon.
Types kostnader som må periodiseres i årsskifte:
- Varekjøp – har fått varer fra leverandør, men ikke faktura
- Renter som påløpt, men leverandøren ikke sendt faktura
- Prosjektkostnader (periodisering av påløpt kostnader mot opptjent inntekter)
- kunderelaterte forpliktelser (rabatter, bonuser o.l.)
- Lønn (påløpt lønn som ikke betalt enda)
Merverdiavgift og periodisering
Det er ingen merverdiavgift behandling av periodisering av kostnader og inntekter. Og det betyr at periodisering av kostnader bokføres uten merverdiavgift. Det vil si null moms og de fleste regnskapssystemene har man muligheter å bokføre kostnader uten moms.
Inngående moms bokføres kun når faktura sender krever moms og det er tydelig på at bedriften fakturert med moms og er spesifisert moms prosenten. Da har man ikke velg enn å betale moms til leverandøren.
Men hvis det snakkes om kun periodisering, det er ingen merverdiavgift behandling, derfor skal bokføres uten moms.
Hvordan bokføre periodisering av kostnader?
Bokføring av periodisering skal debiteres kostnadskonto i resultatregnskapet og samtidig krediteres kortsiktig gjeld i balansen.
Debetsiden viser at kostnaden er påløpt og belastet i resultatregnskapet. Mens kreditsiden viser at leverandører har gode hos bedriften.
Det betyr påløpt kostnader som ikke betalt enda som bokføres som kortsiktig gjeld.
Når det gjelder på kontering, så skal kostnader bokføres i forhold til type varekjøp. Eksempel vanlig varekjøp føres 4000 kontoer. Renter bokføres 81 kontoer. Så dette er avhengige av kostnaden. På balansen siden påløpte kostnader bokføres 29 kontoer.
Eksempel bokføring av påløpt kostnader:
| Debet | Kredit |
| 4000 | 2960 |
Oppsummering
Periodisering av kostnader handler om å bokføre i den tiden som de tilhører. Det vil si i perioden som ble realisert kostnaden.
Årsskifte er eksempel når man lager periodiseringer av kostnader og inntekter. Men andre periodiser må man også periodisere kostnader. Eksempel slike periodiser er når man lager kvartalsrapport eller tertialrapport, da må man inkludere alle kostnader og inntekter i perioden.
