Kundefordringer oppstår når bedriften selger varer og tjenester med kredittsalg. Det vil si bedriften leverer varer og tjenester uten at kunden betaler på leveringstidspunkt.
Da får kunden faktura fra bedriften med betalingsfrist eksempel etter 30 dagers frist. Men dette avtales på begge partnere før varene levert. Da kunden og bedriften inngår avtale på når varene leveres og når faktura utbetales. Men salget realiseres når kunden får varene. Da må bedriften bokføre salget når de er levert varene til kunden, dette kreves regnskapsloven. Og kalles realisasjon av omsetning (opptjeningsprinsippet) og salget har ingen med å gjøre når kunden betaler faktura.
Eksempel bokføring av salg som fører kundefordring:
Bedrift A selger varer til bedrift B og de ble avtalt med kredittkjøp med 30 dagers betalingsfrist. Varene leveres første januar, mens faktura utbetales 1. februar. Slik blir det bokføring og oversikt over kundefordringer:
| Debet | Kredit |
| Kundefordringer (konto 1500) | Salgsinntekter (konto 3000): 1000 kr |
| 1 250 kr | Utgående MVA25% (2700): 250 kr |
| Sum: 1 250 kr |
Som du ser bokføringen viser at kundefordringer har økt 1 250 kr. Mens kreditsiden viser inntekter på 1000 kr og 250 kr utgående moms til sammen 1 250 kr. Debet og kreditsider er lik og bokføringen viser inntekter ble opptjent, men kunden har ikke betalt enda.
Når kunden har innbetalt beløpet skal reduseres kundefordringer og samtidig økes beløpet inn banken. Slik blir det bokføringen når kunden har innbetalt fordringer:
| Debet | kredit |
| 1920 | 1500 eller kundenummer |
| 1 250 kr | 1 250 kr |
Kundefordring ligning (kundefordring formel)
UB Kundefordringer = IB kundefordringer + årets salgsinntekter inkludert MVA – årets innbetalt fra kundefordringer – tap på fordringer inkludert med moms.
| + IB kundefordringer | +økning kundefordringer | -reduksjon kundefordring | -tap fordringer | = UB kundefordringer |
Som ligningen viser kundefordringer per 31.12 er lik inngående + fakturert beløpet – innbetaling fra kunder – tap fordringer.
Tap fordringer:
Kundefordringer som ikke ble innbetalt over lengre perioden bør vurderes å nedskrive. Nedskrivning av kundefordringer fører på tap fordringer, og reduseres omsetning beløpet. Mens belastes beløpet på resultatregnskapet som fører økt kostnader.
Kundefordringer som ble ikke innbetalt mer enn et år etter forfall bør nedskrives hele summen. Men dette må gjøres grundig vurdering og sees årsak sammenheng. Fordringer som knytte til kunder som gikk konkurs skal nedskrives hele beløpet.
Bokføring av tap kundefordringer:
Her vise vi bokføring av tap kundefordringer med åpne reskontro sum 20 000 kr.
| Debet | Kredit | |
| Tap kundefordringer | 7830 | |
| Kundefordringer | 1500 / kunde nr. | |
| Sum | 20 000 kr | 20 000 kr |
Som bokføringen viser beløpet som utestående/ åpen reskontro var 20 000 kr. For å nedskrive beløpet vi skal kreditere kundereskontro (kundenummer) og debiteres kostnadskonto som føres tap fordringer.
Oppsummering
Kundefordringer viser hva bedriften skylder sine kunder. Kundefordringer oppstår når bedriften selger varer og tjenester kreditt. Bedriften leverer varer uten at kunden ikke betaler med leveringstidspunkt.
Omsetning/salget realiseres når bedriften levert varene hos kunden, og da må bedriften må bokføre og sende faktura til kunden. Faktura bør sendes innen 30 dager etter varene levert. Frem til kunden betaler beløpet vises åpne kundereskontro.