Fører du regnskapet for ditt selskap eller er du regnskapsfører som jobber for andre, men har lyst å vite hvordan du skal periodisere regnskapet på riktig tid og riktig måte. I denne artikkelen går gjennom komplisert område for kostnaden i regnskapet som er vanskelig å belaste regnskapet månedlig, og som må vi periodisere regnskapet. De fleste kostnadene i regnskapet får vi inngående faktura fra leverandørene som vi kjøper varer og tjeneste i fra, og som vi bokføre regnskapet kontinuerlig og betale regninger på frister.
Det er ikke komplisert slike kostnader, unntak slutten av året som vi må periodisere noen av vanlig kostnadene ved årsoppgjøret. Men ellers er det ikke så vanskelig å måle kostnadene som påløper hver enkelt måned. Men det finnes noen kostnader som er komplisert å belaste hver enkelt måned, eksempel for slike kostnadene er renter på langsiktige lån, renter og provisjon på kassekreditt, bonuser og markedsstøtter, osv.
Vi skal gå gjennom hvordan vi skal belaste regnskapet månedlig slike kostnader og hvordan vi skal bokføre, og tilbakeføre eller reversere slike kostnader.
Renter på langsiktige lån:
Renter på langsiktige lån er vanlig at banker og andre långivere sender både renter og avdrag kvartal eller hver fjerde måned. Dette innebærer at det blir vanskelig å belaste månedlig på regnskapet, siden långivere sender faktura på renter hver tredje eller fjerde måned. De finnes renter som belastes regnskapet månedlig, men her snakker vi om renter som ikke kostnadsføres månedlig. Da må vi periodisere disse renter på regnskapet. Rente kostnader finner du bank kontoutskrift, som ofte står «påløpte renter ikke bokført» og derfor må bokføres disse kostnadene i regnskapet.
Når du bokføre kostnadene i regnskapet, trenger du dokumentasjon (bilag), og kontoutskrift skal være din dokumentasjon slik du bokfører riktig beløpet. Huske også det tilbakeføres (reverseres) bokføringen senere tidspunkt, slik kostnadene ikke belaste regnskapet to ganger. Først du bokføre påløpte renter for å gjenspille regnskapet på riktig kostnaden. Men skal reverseres senere tidspunkt, for eksempel når du har fått faktura fra leverandøren, eller banken trukket beløpet fra din bank, skal du bokføre kostnadene, og reversere din som du periodisert.
Slik skal du bokføre periodisering av påløpte renter:
Debet: 8170 eller egen definert konto (81xx)
Kredit: 2950 påløpte renter på langsiktige renter
Reversering periodisert påløpte renter:
Kredit: 8170 eller egen definert konto (81xx)
Debet: 2950: påløpte renter på langsiktige lån
Når du fikk faktura fra leverandøren, eller banken du har låne trukket beløpet eller renter fra ditt bank, skal du bokføre rente kostnader. Nå er ikke periodisering, men bokføre både transaksjonen og kostnaden. Noen långivere sender faktura, for eksempel innovasjon Norge som står både renter og avdrag beløpet og betalingsfristen. Du skal betale faktura på tidsfristen, og bokføre følgende måte.
Slik bokføres betaling av renter på langsiktige lån.
Debet: 8170: Renter kostnader på langsiktige lån.
Kredit: 1920 bank eller 2380 kassekreditt om du har den
Dette betyr beløpet kostnadsføres på rente kostnadskonto, og krediteres banken, siden beløpet betales fra banken.
Husk å reversere den periodisert rente kostnaden eller du vil belaste renter to ganger i regnskapet, noe som er ikke riktig.
Renter og provisjoner på kassekreditt
Renter og provisjon på kassekreditt belaster ofte banken kvartal, noe som innebærer regnskapet belastes ikke riktig kostnadsbeløp månedlig. Da må du periodisere disse kassekreditt renter og provisjon. Kassekreditt renter skal periodisere samme måte som renter på langsiktige lån. Forskjellen er ofte kassekreditt renter er mindre enn renter på langsiktige lån, og belastes kassekreditt konto kvartal, men dette kan varier fra bedrift til bedrift.
Slik skal periodiseres kassekreditt renter og provisjoner:
Debet: 8151 renter på kassekreditt
Kreditt: 2950 påløpte renter
Reversering periodisert kassekreditt renter:
Debet: 2950 eller 2951 eller egen definert konto
Kredit: 8151
Når banken trukket/belastet renter på kassekreditt skal det bokføres slik:
Debet: 8151 renter på kassekreditt
Kredit: 2380 kassekreditt
Periodisering av Bonuser og markedsstøtter
Bonuser er en kostnad som er reduksjon av salgsinntekter, og skal debiteres salgsinntekt konto som er 3000 konto. Det finnes bonuser som er avgiftsfri (uten moms) eksempel er bonuser, rabatter og markedsstøtter som knytte til eksport og bonuser som knytte salg av avgiftsfri varer og tjenester. Bonuser som påløper månedlig og som bokføres og belastes regnskapet er ikke så vanskelig, og vi bare debitere salgs konto og kreditere banken som du betaler pengene fra bonuser. Det er også mulig å gi bonuser som kreditnota noe som innebærer kunder bruker bonuser som varekjøp, da må du lage kreditnota til kunden slik kunden slipper å betale neste kjøp.
Her diskuterer vi bonuser som vi må periodisere, dvs. bonuser og rabatter som påløper, men kunder ikke sender faktura eller du ikke beregne når de påløper avtalte bonuser. Slike kostnader må vi beregne i forhold til salgsstatistikken og bokføre som avsetning. Noe som innebærer, må vi belaste regnskapet og reversere senere tidspunkt. Reversering skjer når faktura av bonuser beregnet eller når nærmere seg beregning av bonuser og som skal bokføres regnskapet. Men hvordan skal periodisere bonuser av kunder i regnskapet.
Slik skal periodisere bonuser i regnskapet (avsetning):
Debet: 3089 bonus kostnader
Kredit: 2960 annen påløpte kostnader (eller egen definert konto)
Ingen MVA behandling avsetninger (bokføres uten moms)
Reversering bonus avsetninger (periodisert bonuser):
Debet: 2960 annen påløpte kostnader (eller egen definert konto)
Kredit: 3089 bonus kostnader
Bokføre du fikk faktura, eller du beregner bonus kostnader å lage faktura:
Bokføres beløpet med moms, hvis salget var avgiftspliktige.
Debet: 3089 bonus kostnader
Kredit: kunde nr. (kunde har gode hos deg)
Betaling bonuser og nulle kundereskontro:
Debet: kundereskontro
Kredit: Bank eller kassekreditt (banken som utbetalt bonuser)
Hva med hvis kunden vil bruke bonuser som varekjøp (kreditnota)?
Du registrere bonuser som inngående faktura og registrerer du kunder også som leverandør. Kunden trekker varekjøp frem den er brukt.
Debet: 3089 med MVA beløpet
Kredit: kunde som leverandør
Eller du kan også registrere manuelt
Debet: konto 3089 med MVA.
Kredit: kundereskontro (kunde har gode)
Det er mange måte å føre på, det er avhengige av om bonuser betales som rene penger eller om de betales som varekjøp (kreditnota) og som inngående faktura. Men dette gjøres med avtale med kunder. Men det viktigst er å periodisere på regnskapet og deretter belaste når faktiske kostnadene skjer, og oppgjøres bonuser.
Andre poster som må periodiseres kontinuerlig:
Det finnes også andre kostnader som vi må periodisere i regnskapet, og disse skyldes enten vi betaler forskudd flere måneder eller vi betaler påløpte kostnader senere tidspunkt. Eksempel på disse kostnadene er leasinger, husleie, service og garantier. Hvordan skal periodiseres avhengige av om din bedrift har betalt forskudd eller om kostnadene påløpt og dere ikke er bokført kostnadene.
Hvis dere har betalt forskudd for eksempel husleie flere måneder skal denne bokføres regnskapet, føres som eiendelen eller fordringer på balansen, og krediteres kostnadskonto. Debet: 1700 forskuddsbetalt husleie, og krediteres kostnadskonto 6300 husleie kostnader. Når det kommer på riktig tid, skal du debiteres kostnadskonto 6300 og nulle eiendelen konto (kreditere 1700): debet: 6300 og kredit: 1700.
Alle kostnader som du betaler forskudd, skal det bokføres som eiendeler, fordeler og forandringer i balansen, og nulles eller tilbakeføres når faktisk kostnaden skjer.
I det motsatt, påløpte kostnader som skal bokføres som gjeld i balansen, ofte kortsiktige gjeld i balansen, spesielt konto gruppe 29xx, og mot kostnadskonto.
Dette gjøres for å vise riktig kostnader som påløper og transaksjoner som knytte til kostnadskontoer.
Oppsummering periodisering av kostnader
Periodisering av kostnader er vanlig og er krav på regnskapet, spesielt i henhold til regnskapsloven «transaksjonsprinsippet». Det betyr alle kostnader og transaksjoner må dokumenteres og skje på transaksjonstidspunkt.
Når det gjelder periodisering, det er nødvendig å ha gode rutiner, både når det bokføres periodisering og det reverseres. Det er også viktig å ha kontroll konto grupper på balansen og mot kostnadskontoer. Hvis bedriften er stort å periodisere flere poster, det er viktig å definere egen konto slik at du ikke miste kontrollen og ikke blande ulike kostnadsgrupper. I denne artikkelen diskuterte vi de meste krevende delen av regnskapet, når det gjelder periodisering. Det finnes andre typer periodisering, som vi ikke har nevnt denne artikkelen for eksempel, vareforbruk, lønn og andre kostnader som kan dukke opp. Om du mangler noe som vi skulle ta opp denne tema kan du sende oss melding, slik vi kan beskrive mer detaljer.