Kjøp av arbeidsklær føres som annen driftskostnad og er en del av driftskostnader. Det finnes ulike typer arbeidsklær, eksempel arbeidsklær som kun brukes på arbeidstid og arbeidsklær som kan brukes både arbeidstid og fritiden (uten arbeidstiden).
På regnskapsmessige det er ingen påvirkning på hvordan skal brukes med arbeidsklær, men føres som kostnad i kontoer 6571, 6572 eller kan føres også andre kontoer i 65xx kontoer.
Men på skattemessige det er litt variasjon om de ulike typer av arbeidsklærne, og det kreves opplysningspliktig på arbeidsklær som brukes på privat også (fritid).
Det betyr at arbeidsklær som ansatte bruker både fritiden og arbeidstiden kan være opplysningsplikt og rapporteres som naturalytelser. Vi starter å forklare ikke skattepliktige arbeidsklær og deretter skattepliktige arbeidsklær.
Ikke opplysningspliktig arbeidsklær (skattefri arbeidsklær)
Arbeidsklær som kun brukes i arbeidstid er ikke opplysningspliktig, det vi si det skal ikke rapporteres ansattes lønnsrapportering (a-melding), men føres som vanlig kostnader.
Dette gjelder når bedriften bestiller varene til ansatte, og bedriften får faktura fra leverandører. Og bedriften som betaler til leverandører, og ikke ansatte som får faktura. Da bedriften trenger ikke å gjøre mer enn dette og kostnadene som knytte til varekjøpet føres som vanlig kostnader.
Når ansatte kjøper arbeidsklærne selv, skal bedriften refundere og rapportere lønn, men uten skattetrekk, dvs. skattefritt. Dette gjelder arbeidsklær som sagt som brukes kun arbeidstiden og ikke kan brukes i fritiden eller andre plasser enn arbeidsplassen.
Typer arbeidsklær som ikke skal beskattes:
- Uniform og verneklær
- Arbeidsklær som er viktig i forhold til jobben eksempel for beskyttelse, vern eller annen grunn
- Arbeidsklær som kan rapporteres som gave uten skattetrekk
- Arbeidsklær, vernesko og andre verktøy som kun brukes i arbeidstiden.
Selv om vi nevnt en del av typer av arbeidsklær som er skattefritt, så må man vurdere enkelt sak. Eksempel hvor og når brukes arbeidsklærne og samtidig kjøpesummen av enkelt arbeidsklær.
Men som sagt, de fleste arbeidsklær og vernesko er skattefritt, fordi vi bruker de fleste arbeidsklær på arbeidsplassen. Men hvis man skal bruke både arbeidstid og fritiden må man rapporteres og beskatte den ansatte som får fordelene. Dette kalles opplysningspliktig arbeidsklær/fordeler.
Opplysningspliktig arbeidsklær (skattepliktige arbeidsklær)
Arbeidsklær som er ikke verneklær eller vernesko som kan brukes både arbeidstid og fritiden skal rapporteres som lønn dvs. naturytelser og er skattepliktige fordeler.
Og grunnen er at slike arbeidsklær sees ikke bare som arbeidsklær, men også klær som ansatte kan bruke andre formål. Og skattemyndigheten mener dette er ikke bare arbeidsklær, men som fordeler som er skattepliktige.
Selv om arbeidsklærne har bedriftens logo, så hvis den brukes i fritiden skal den rapporteres som lønn og beskattes. Bedriftens logo har ingen betydning hvis du bruker arbeidsklær både arbeidstiden og fritiden ifølge skattemyndigheten.
Bokføring av arbeidsklær som er ikke opplysningspliktig
Bokføring av arbeidsklær skjer som vanlig som andre kostnader, kostnader debiteres i regnskapet og samtidig krediteres bank hvis du betaler med engang. Eller krediteres leverandørreskontro, hvis du får faktura fra leverandører og betaler senere tidspunkt.
Bokføring av arbeidsklær med (ikke opplysningspliktig):
| Debet | Kredit |
| 6572 | 1920 eller leverandør |
Bokføring av arbeidsklær som er opplysningspliktig
Det samme gjelder bokføring av arbeidsklær med opplysningspliktig, det skal debiteres i regnskapet og samtidig krediteres i banken eller leverandørreskontro. Avhengig av om du får faktura eller om du betaler kontanter med engang på transaksjonstidspunkt.
Bokføring av arbeidsklær med opplysningspliktig:
| Debet | Kredit |
| 6571 | 1920 eller leverandør |
Arbeidsklær som gave (skattefri gave)
Selv om del av arbeidsklær sees som skattepliktige fordeler, kan arbeidsgiver velger å gi bort arbeidsklærne som gave, da vil ansatte slipper å betale skatt. Dette gjelder eksempel på skattepliktige arbeidsklær som ansatte skulle beskattes, men arbeidsgiver kan gi inntil 5 000 kr som skattefri gave per år til enkelt ansatte.
Men det må kommuniseres mellom arbeidsgiver og ansatte om den gis som gave eller ikke. Hvis begge ble enige om den ansatte kan få som gave vil ansatte slippe å betale beskatt på fordelene.
Jobber egen bedrift og arbeidsklær
Det ingen forskjeller om du jobber egen bedrift eller om du jobber for andre, reglene er det samme. Du skal beskattes arbeidsklær hvis du skal bruke andre formål enn arbeidsrelatert formål. I tillegg hvis du bruker arbeidsklær uten arbeidstid, det skal også beskattes og rapporteres som fordeler.
Verneklær, vernesko, vernebriller, og uniform som brukes kun arbeidstiden er skattefri, det skal ikke beskattes den ansatte som bruker klærne elle verktøy. Det heler ingen rapporteringspliktig.
Hvis du jobber egen bedrift og du trenger arbeidsklær som kun brukes arbeidstid, så kan du kjøpe og kostnadsføre som vanlig. Men skal du kjøpe fine klær som brukes over alt skal du rapportere som naturalytelser og beskattes som lønn/naturalytelser.
Man må vurdere enkelt sak og formålet med arbeidsklær og brukstiden
Selv om vi har forklart her ulike typer arbeidsklær og skattemessige regler rundt om disse, skal du likevel vurdere enkelt sak, både når det gjelder skattemessige virkning og formålet. Det er egentlig formålet og brukstiden som er hoved skillen mellom skattefri og skattepliktig arbeidsklær.
Og som vi har nevnt ovenfor flere ganger, hvis man bruker arbeidsklær kun i arbeidstiden og kjøpesummen er rimelig skal den ikke beskattes.
Men hvis man kjøper fine klær som kan brukes over alt og samtidig kjøpesummen er ikke rimelig (overstiger markedspris betydelig) skal den rapporteres som skattepliktige inntekter.
Oppsummering
Arbeidsklær som er nødvendig for å utføre arbeidet på en forsvarlig måte er ikke skattepliktige, spesielt typer arbeidsklær som uniform, verneklær, vernesko, vernebriller osv.
For å få skattefri arbeidsklær, det er krav at arbeidsklærne brukes kun arbeidstiden og samtidig det er nødvendig for utføre arbeidet eksempel verneklær, beskyttelse verktøy o.l.
Arbeidsklær som brukes både arbeidstiden og fritiden regnes som skattepliktige fordeler. Slike arbeidsklær rapporteres som lønn og beskattes ansatte som får fordelene.
Bokføring av arbeidsklær:
Arbeidsklær bokføres som kostnader i resultatregnskap. En kostnad debiteres resultatregnskapet og samtidig krediteres banken som ubetalt ved varekjøp.
Hvis bedriften har fått faktura skal disse krediteres leverandørreskontro. Når bedriften betaler til leverandøren, skal den deretter debiteres leverandørreskontro og krediteres banken.
Slik bokføres varekjøp med kredittkjøp:
| Debet | Kredit |
| 6572 | leverandørreskontro |
Slik bokføres når bedriften betaler til leverandøren:
| Debet | Kredit |
| Leverandørreskontro | Bank 1920 |
Bokføring av kjøp av arbeidsklær med kontant (bruk av kort elle kontanter):
Når bedriften betaler varekjøpet på transaksjonstidspunkt, skal bokføres følgende:
| Debet | Kredit |
| 6572 | Bank 1920 |
Som du ser når man betaler ved kjøpstidspunkt, skal man krediteres banken, som man bruker når man betaler varekjøpet. Kostnadssiden er samme uansett om du betaler kjøpstidspunkt eller om leverandøren sender til deg faktura.
