Det er krav å føre prosjektregnskap for kontrakter som har kontraktsum som overstiger 5 ganger folketrygdens grunnbeløp (124 028 kr i 2025) eksklusive merverdiavgift.
Det betyr at prosjekter som har kontraktsum som overstiger 620 140 kr eksklusive moms må det føres prosjektregnskap. Kravet om prosjektregnskap finner du forskrift om bokføring § 1-1-3.
Et prosjektregnskap viser både prosjektsinntekter og kostnader på en gitt tidsperiode. Hensikten med prosjektregnskap er å sammenligne både inntekter og kostnader i enkelt år. Prosjekter ofte foregår over flere år og derfor det er nødvendig å vise verdiskapende gjennom prosjektregnskap.
Det er flere elementer som skal inneholde et prosjektregnskap, og disse kravene finner du på forskriften om bokføring.
Hva skal inneholde et prosjektregnskap
Ifølge forskrift om bokføring § 8-1-4 skal prosjektregnskapet inneholde følgende opplysninger:
- Prosjektkode
- Oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer
- Oppdragets art
- Oppdragets oppstart
- Oppdragets opphør
- Alle direkte kostnader
- Alle inntekter
Som du ser loven krever at alle prosjekter har prosjektkode, kjøperens navn, adresse og org.nr., type av prosjektet, start og slutt dato, alle direkte kostnader, og avtalt kontraktssummen.
Avtalt kontraktssum er prosjektsinntekter og eventuelt andre inntekter som knytte til prosjektet og endringer på kostnader i forhold til opprinnelige estimert beløp.
Spesifisering av kostnader
Et prosjektregnskap skal spesifisere typer av kostnader. Spesielt lønnskostnader, materiale kostnader og andre kostnader.
Lønnskostnader
Lønnskostnader på prosjekter dokumenteres timeliste og kostnader som relatert lønn spesifiseres egen konto som er lønnskostnadskonto på regnskapet. Men i prosjektregnskapet spesifiseres som timer/ time kostnader.
Eksempel hvis et prosjekt krever 150 arbeidstimer, og kostnader per time er 600 kr. Da vil lønnskostnaden på prosjektet være 150 t * 600 kr = 90 000 kr.
Men hvis du har egen ansatte så det er flere typer kostnader som knytte til lønn og slike kostnader kalles sosiale kostnader. Arbeidsgiveravgift er den største lønnskostnader utover vanlig lønnskostnader, og i tillegg kommer det Pensjon og velferdskostnader.
Når man skal utføre prosjekt arbeid, så det er nødvendig å ha timeregistreringssystem, slik man kan registrere timene til enkelt prosjektet.
Det finnes flere timeregistreringssystemer på markedet, men du må bare undersøke og finne i hvilke funksjoner som du ønsker mest.
De ulike timeregistreringssystemene har ulike funksjoner, derfor må du finne hva ditt behov passer.
Men som sagt, alle timer skal dokumenteres en eller annen måte, og metoden som dokumenteres må kunne registreres i regnskapet, slik lønnskostnader belastes prosjektregnskapet.
Materiale kostnader
Materiale kostnader er alle materialer kostnader som bedrifter kjøper og det er varer som brukes for å utføre prosjektet. Dette er avhengige av prosjekttyper, men materiale kostnader er alle varer som er nødvendig for å levere prosjektet som er avtalt.
Kostnader underentreprenører og andre direkte kostnader også går under materiale kostnader.
Spesifikasjon av inntekter
Det er krav å avtale kontrakts inntekter (kontraktsummen), og det er to metoder som kan avtales. Fast kontrakts inntekter eller kost pluss metoden (kostnader + fortjener).
Fast kontrakts inntekter er metoden hvor kontrakts inntekter er fast beløp, og avtaltes som fast sum og oppdragsgiver betaler ikke mer enn det man har avtalt. Dette er bra begge partnere, siden alle vet kontraktssummen. Men det er også risiko den som ufører arbeidet, siden kontrakts kostnader kan overstiger kontrakts inntekter.
Kost pluss metoden er når kontrakts inntekter er ikke fast, men oppdragsgiver dekker alle nødvendige kostnader og i tillegg til en fortjeneste. Dette avtales alle partner og dette er kanskje mest rettferdig kontrakts metoden, siden oppdragsgiver betaler alle kostnader og en avtalt fortjeneste.
Men det er også risiko for oppdragsgiver, hvor det man misbrukes ressurser og kanskje kan brukes mer kostnader enn det er nødvendig.
Estimering av inntekter og kostnader
Når man skal utføre et prosjekt skal man først kalkulerer både kontraktssummen og prosjekt kostnader.
Estimering av kostnader baseres på erfaring og kalkulering av forventet materiale kostnader og lønnskostnader.
Selv om det kan være krevende å estimere kostnader på nøyaktig kan erfaringsmessige og riktig kalkyle vil gi bedre estimater.
Kostnader estimeres hvert år, og endring av estimater skal gis hensyn forventet prosjektresultat.
Endring av kontrakts kostnader vil påvirker forventet fortjenester. Hvis endringer fører økt kostnader, vil dette fører reduksjon av fortjenester.
Forventet prosjekt fortjenesten = kontraktssum – forventet prosjekt kostnader.
Hvis det skjer endringer på prognoser, må dette bokføres i regnskapet. Eksempel dette kan være urealisert tap eller endring av prosjekts inntekter. Urealisert tap føres når forventet prosjekt kostnader overstiger forventet prosjekt inntekter. Da må bedriften bokføre umiddelbar dette i regnskapet, men reverseres hvis det ikke realiseres når prosjektet er ferdig og leveres til oppdragsgiveren.
Opptjent ikke fakturert inntekter og forskudd fra kunder
Ofte det er forskjellige tidspunkter når man fakturere og når man opptjener inntekter på prosjekter. Dette skyldes at prosjekter går over flere regnskapsperioder, og bedriften trenger penger for å utføre arbeidet.
Bedrifter fakturer litt forskjellige tidspunkter, en del av inntekter forskudds faktureres, mens andre ikke faktureres når man opptjener, men senere tidspunkt. Dette skaper dette som kalles forskudd fra kunder og opptjent ikke fakturert inntekter.
På regnskapsmessige det er viktig å periodisere inntektene på riktig tidspunkt, slik bedriften beskattes riktig inntekter.
Som sagt opptjent ikke fakturert inntekter er inntektene som bedriften har opptjent, dvs. inntekter som knytte til utført arbeid, og bedriften har realisert. Da må bedriften bokføre dette i regnskapet, selv om bedriften har ikke fakturert enda. Lese også denne artikkelen for å utdype mer om opptjent, ikke fakturert inntekter.
Forskudd fra kunder er innbetalinger fra kunder som kalles også forskudd, fordi bedriften har ikke opptjent enda. Dette er kortsiktig gjeld fremm til bedriften leverer til prosjektet, og når bedriften ferdig på prosjektet, da realiseres inntektene.
Og da overføres fra kortsiktig gjeld til inntekter, men dette er kun når man opptjent inntektene. Lese også denne artikkelen for å utdype mer om forskudd fra kunder.
Differansen mellom fakturert beløp og opptjent inntekter er enten forskudd fra kunder eller opptjent ikke fakturert inntekter.
Eksempel forskudd fra kunder:
Eksempel en bedrift fakturert i perioden 1 500 000 kr. Men i prosjektregnskapet viser at bedriften har opptjent (også uført arbeidet) på 1 200 000 kr.
Da bedriften over fakturert 300 000 kr, enn de har opptjent. Da må bedriften føre 300 000 kr som forskudd fra kunder. Fordi bedriften har ikke opptjent enda disse 300 000 kr, men føres som kortsiktig gjeld.
Eksempel opptjent ikke fakturert inntekter
La oss si at en bedrift har fakturert til oppdragsgiveren til 2 000 000 kr. På prosjektregnskapet viser at bedriften har opptjent 2 500 000 kr.
Det betyr at bedriften må inntektsføre 500 000 kr, fordi de fakturerte 2 000 000 kr, men regnskapet viser at bedriften opptjent 2 500 000 kr. Dette er det som kalles opptjent, ikke fakturert inntekter.
Oppsummering
Prosjektregnskap er krevende, men også er nødvendig for å drive lønnsomt bedrift. Det er flere krav som følges når man går inn en kontrakt.
Kontraktsummen og leveringstiden er sentrale elementer som begge partnere må avtales. Også det er viktig å avtale hvor blir det endringer av estimater, om det er fast kontrakts inntekter eller om det er kost pluss.
Den som utfører oppdraget må også estimere kostnader, og samtidig resultatføre endringer, eksempel bokføre urealisert tap.
Eller det kan også være justering av forventet fortjenester, hvis det skjer endringer estimert kostnader.
