Forskuddsbetalt kostnader er penger som bedriften forskutterer til leverandører før de har levert varer. Dette kalles forskuddsbetalt kostnader fordi kostnadene ikke påløpte enda, men betales forskudd til kunder.
Når kunden leverer varene eller tjenester, vil da kostnader bokføres som vanlig kostnader. Men fremm til leverandøren leverer varer, skal forskuddsbetalt kostnader føres som fordringer i balansen.
Det betyr at forskuddsbetalt kostnader er utgifter som en virksomhet har betalt på forhånd, for varer eller tjenester som skal mottas eller brukes i en fremtidig periode.
Eksempel kostnader som ofte forskuddsbetales
- Forsikringer
- Husleie
- Abonnementer og lisenser
Forsikringer: ofte betales forsikringer i januar selv om beløpet gjelder i hele året. Da må bedriften deler av kostnaden føre som forskuddsbetalt. Fordi bedriften forskutterer i januar, men utbetalinger gjelder i hele året.
Husleie kostnader: mange bedrifter forskutterer husleie kostnader, selv kostnader ikke påløpt enda, da må bedriften periodisere disse kostnadene i regnskapet.
Abonnementer og lisenser: utgifter som knytte til ved kjøp av abonnementer og lisenser som utbetales engang per år er forskuddsbetalt kostnader. Slik kostnader er årsabonnementer, lisenser som utbetales engang i året.
Forskuddsbetalt kostnader som eiendeler
Forskuddsbetalt kostnader skal føres i balansen som fordringer fremm til leverandøren leverer varer og tjenester som knytte til forskuddsbetalt beløpet.
Når man utbetaler til leverandører før man har fått varer, oppstår det fordringer. Fordi leverandøren har ikke levert varer og tjenester, derfor det ansees som forskuddsbetalt kostnad.
Da skal man periodisere disse forskuddsbetalt kostnader i regnskapet. I tillegg disse forskuddsbetalt kostnader føres som eiendeler (fordringer) i balansen.
Når man har fått levert varene fra leverandøren flyttes fra fordringer og føres som kostnader. Det betyr at kostnadene realiseres når leverandører har levert varer eller tjenester.
Hvordan bokføre forskuddsbetalte kostnader?
Periodisering av kostnader er nødvendig og spesielt hvis man skal levere regnskapsrapport. Bokføring av forskuddsbetalt skal debiteres balansen, mens krediteres kostnadskonto.
Det finnes ulike kostnadskontoer, derfor må du velge denne kontoen som gjelder kostnaden.
Her er eksempel bokføring av forskuddsbetalt kostnader som knytte til lisenser og royalities.
| Debet | Kredit |
| 1749 | 7600 |
Som sagt, de ulike kostnadene har ulike konteringskonto, derfor skal krediteres kontoen som gjelder kostnaden.
Bokføringen blir slik:
Debet: balansen konto for forskuddsbetalte kostnader
Kredit: kostnadskonto som gjelder kostnader, eks. lisenser, husleie, forsikringer osv.
Men bokføringen skal reverseres når man har fått varer fra leverandører. Da kostnader realiseres og debiteres kostnadskonto og samtidig krediteres fordringer på balansen.
Hvorfor dette er viktig for å bokføre i regnskapet?
Regnskapsloven krever at årsregnskapet skal være rettvisende bildet. Det betyr at regnskapsformasjon skal representerer bedriftens økonomiske situasjon.
Når man utbetaler til leverandører før man har fått varer og tjenester, så sees ikke dette som realisert kostnader. Da må man føre slike utbetalinger som forskuddsbetalt kostnader. Bedriften skal kostnadsføre når leverandøren leverer varer, da kostnader realiseres.
Oppsummering
Forskuddsbetalte kostnader er vanlig og oppstår når bedriften utbetaler til leverandører før de har levert varer og tjenester.
Forskuddsbetalte kostnader bokføres som fordringer (eiendeler) før leverandører leverer varer og tjenester. Når bedriften har fått varer og tjenester reverseres tidligere bokføringen og da kostnadsføres, fordi kostnaden realisert.
