Et bilag er regnskapsdokumentasjon som viser transaksjoner som kan dokumenteres for å bokføre i regnskapet. Det er krav å bokføre alle regnskapstransaksjoner i regnskapet, men kreves også riktig dokumentasjon for å bokføre transaksjoner.
Det finnes flere typer bilag og alle disse må være ekte dokumentasjon. Et bilag skal være sporbarhet og kunne sjekkes om dette eksisterer eller ikke. Eksempel de kjente bilagstyper er faktura, banktransaksjoner, kvittering og kontrakt.
Men som sagt bilaget må være sporbarhet og eksempel hvis du har fått faktura fra en leverandør, må du kunne overbevise hva du kjøpt fra leverandøren. Det vil si du må kunne vise fremm varene som knytte til faktura som du har fått.
Faktura kan være bilag:
Faktura er en salgsdokumentasjon som viser at en bedrift har kjøpte varer med kreditt. Kjøperen får varene først, men betaler senere. Selgeren sender faktura et tidspunkt som er senere enn når varekjøpet skjer, eksempel etter varene levert hos kjøperen. Dette kalles kjøp og salg av varer med kreditt.
Faktura er den meste brukt salgsdokumentasjon siden de fleste bedrifter kjøper og selger varer og tjenester med kredittid.
Banktransaksjoner (bankbilag):
Bankbilag kan også være bokføringsdokumentasjon eksempel betaling til leverandører og innbetaling fra kunder kan bokføres ved bruk av bankbilag.
Det fleste regnskapssystemer er nå integrert i online bank, og derfor trenges ikke mye å bokføre manuelt ved bruk av bankdokumentasjon. Men likevel finnes transaksjoner som må bokføres manuelt ved å bruke bankliga.
Kvittering (kjøp- og salgsdokumentasjon):
Hvis du kjøper varer ved bruk av bedriftskort, må man ha kvittering for å bokføre transaksjoner. Dette skjer eksempel hvis du kjøper varer fra butikken og har betalt kontant ved bruk av bedriftskort, da må du ha kvittering. Kvittering er viktig for å få fradrag på kostnader, og kreves ifølge bokføringsloven.
Kontrakt dokument:
Kjøpskontrakt kan også være dokumentasjon for å bokføre eierskap av eiendeler. Hvis kontrakten signeres og varene leveres hos kjøperen kan dette bokføres i regnskapet.
Men dokumentasjonen må være riktig og kunne overbevises gyldigheten av dokumentasjonen. Bekreftelse dokumentasjon eller kontrakt signering er eksempel bilag som kan brukes å bokføre regnskapet, men kontrakten må kunne påvirke bedriftens økonomiske innstilling.
I tillegg må varene leveres hos kjøperen, dette kreves regnskapsloven. Salgsinntekter og kostnader kan kun bokføres når de påløper, og selgeren må levere varene først for å bokføre transaksjoner.
Hvordan brukes et bilag i regnskap?
Et bilag brukes i regnskap for å dokumentere og bokføre transaksjoner. Det skal ikke bokføres transaksjoner i regnskapet uten bilag. Og da et bilag er egentlig dokumentasjon som er nødvendig for å bokføre regnskapstransaksjoner som påvirker bedriftens økonomiske innstilling.
Oppsummering:
Et bilag er dokumentasjon som viser regnskapstransaksjon som skal bokføres i regnskapet. Og dokumentet viser hvordan transaksjonen påvirker bedriftens økonomiske stilling. Eksempel av bilag er faktura, bankbilag, kvittering og kontrakt.