For å ha kontroll og kunne spore regnskapet kreves det at man skal bokføre en transaksjon to sider i samme traksjon, noe som regnskapsspråket kalles postering (debet) og (kreditt). Mange bruker også begrepene debet og kreditt som minus og pluss, men debet og kreditt er mer enn bare pluss og minus.
Bokføring handler om å registrer alle hendelser og transaksjon som påvirker bedriftens regnskap for eksempel kjøpe, salg, betaling, opptak lån, reduksjon av verdien av varer eller eiendeler, tap av varer også videre. Det handler om å registrere alle endringer og transaksjon eller bevegelser som skjer bedriftens regnskap.
Men det som gjør spennende i bokføring er at en transaksjon skal bokføres i regnskapet både debet og kreditt og begge sider skal være samme beløp. Noe som gjøre at alle transaksjoner skal være sporbare og kontrollerbare.
La oss ta en praktiske eksempel eller illustrasjon som viser hvordan bokføringen fungerer i praktisk og kravene etter (dobbelt bokholderi). La oss si at du driver eget firma og vil kjøpe varer fra en bedrift som du vil videreselge til private kunder. Når du kjøper varer så har du to muligheter, enten å kjøpe kontant eller kreditt. kontantkjøp betyr å betale forhånd, mens kredittkjøp du betaler senere som ofte vanlig er 30 dagers kredittkjøp. La oss ta at du kjøper varene kontant. Hvordan skal bokføres dette i regnskapet?
Når du kjøper varene med kontant så betaler du penger med engang (penger ut), men samtidig får du varene inn (varer inn), det betyr at du gjør en bytte transaksjon, så det må være en transaksjon som påvirker to sider.
I dette eksempelet så vil banken reduseres (kredit) bank og debet (varekjøp)økning i varelager/varekostnad, men varekjøp og varekostnad er to forskjellige begreper.
Etter noen dager bestemte du å selge varene videre med kunde med marging 30%, hvordan dette bokføres i regnskapet? Dette innebærer at du får penger inn i banken og samtidig du reduserer dine varelager
Bokføring med tall eksempel
Varekjøp med kontant:
Debet: Varekjøp (Konto: 4000)
Kreditt: Bank (konto: 1920)
Salgsvarer med kontant:
Debet: Bank (Konto: 1920)
Kreditt: Salgsinntekter (konto: 300)
Bokføring med varer med kredittkjøp.
Debet: Varekjøp (konto: 4000)
Kredit: Leverandørgjeld (konto: 2400)
Du betaler til leverandør, hvordan den skal bokføres det?
Debet: leverandør
Kredit: Bank
Salgsvarer med kreditt (Kredittsalg):
Debet: kundefordringer (1500)
Kredit: Salgsinntekter (3000)
Hvordan skal bokføres med opptakt av lån/gjeld?
Når du tar opp lån, det betyr at du får inn penger, men samtidig det er ikke din penger som er gratis, du skal tilbakebetale en gang i framtiden (evt. Avtalt tid), så det en gjeld, derfor skal den også bokføres regnskapet.
Debet: Bank (1920)
Kredit: Gjeld (22+):
NB: det er vanlig at det skilles mellom kortsiktgjeld og langsiktgjeld. Kortsiktgjeld er gjeld som betales innen et år, mens langsiktgjeld er som betales mer enn et år. Det er også vanlig at ulike gjeld har eget nummer slik at man sorterer de ulike lånene man har.
Oppsummering
Hvis du skal driver egen bedrift og du vil føre deg selv i regnskapet så må du vite og bokføre riktige de ulike transaksjonene i regnskapet. Det er krav å bokføre riktig i alle økonomiske transaksjoner som skjer i din bedrift. Bokføring er en av de viktigste metodene som kontrolleres og gjøres rydde i regnskapet.